نرم افزار Access یک نرم افزار بسیار کاربردی در زمینه پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی در بساری از فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. بسیاری از نرم‌افزارهای رایانه‌ای نیز به مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (Database Management System) یا به اختصار DBMS اختصاص دارند. ولی به طور مختصر به این برنامه‌ها، بانک‌های اطلاعاتی یا همان پایگاه داده نیز گفته می‌شود. در بین پایگاه‌های داده، بانک اطلاعاتی اکسس (Microsoft Access) که محصول شرکت مایکروسافت است، از محبوبیت زیادی برخوردار بوده. به همین دلیل در این مطلب از آموزشگاه شهریار، لازم به ذکر است قبل از آشنایی با نرم افزار Access با چند کلمه و اصطلاح در این نرم افزار آشنا شویم. اگر نیاز به آموزش دوره های فناوری اطلاعات دارید، می‌توانید لیست این دوره‌ها را در وبسایت شهریار مشاهده کنید.

تاریخچه نرم افزار Access

قبل از معرفی اکسس، نرم افزارهایی مثل Access ، Borland ،Fox pro، بورلند (با پارادوکس و دی بیس) و فاکس (با فاکس پرو) بر بازار پایگاه داده رومیزی مسلط بودند.  Microsoft Access دسترسی اولین برنامه پایگاه داده بازار بسیار زیاد برای ویندوز بود. با خرید مایکروسافت از Foxpro در سال 1992 و ترکیب روال بهینه سازی پرس و جو راشمور Fox را به دسترسی، Microsoft دسترسی به سرعت تبدیل به پایگاه داده غالب برای ویندوز شد.

آشنایی با اصطلاحات رایج در نرم افزار Access

Data (داده) در نرم افزار Access

Data تعاریف‌های متفاوتی دارد، در واقع داده‌ها و کلمه‌ها دارای ازرش هستند که از راه مشاهده و جستجو و تحقیق کردن به دست می‌آیند. به عبارتی داده‌ها نماینگر واقعیت‌ها و اطلاعات و پدیده‌ها و مفاهیم هستند.

به طورمثال در محاسبات، Data به اطلاعاتی گفته می‌شود که برای انتقال و پردازش استفاده می‌شود. در کامپیوتر و رسانه‌های ارتباطی Data به صورت باینری تبدیل می‌شود. Data به ساختاری اطلاق می‌شود که مقادیر و صفت خاصی از موجودیت‌ها را داراست.

ریشه کلمه داده از عبارت لاتین Datum گرفته شده وبه معنی اطلاع است و Data فرم جمع آن است ولی خیلی کم datum  مورد استفاده قرار می‌گیرد، و ترجیح می‌دهند Data را به صورت مفرد استفاده کنند.

Entity (موجودیت)

موجودیت مفهوم کلی پدیده شئ یا فردی است که در مورد آن می‌خواهیم اطلاع داشته باشیم و دخیره کنیم. هرنوع موجودیت دارای مجموعه‌ای از صفات خاص است که ویژگی جداسازی یک موجودیت از نوع دیگر است. به طور مثال یک سیستم پایگاه Data برای یک دبستان ایجاد کنیم موردهایی همچون دانش آموزان، معلمان، دروس،کلاس‌ها و جزوات جزء موجودیت‌های سیستم به حساب می‌آیند.

Database (پایگاه داده) در نرم افزار Access

یک بانک اطلاعاتی داده یاdatabase مجموعه‌ای سازمان یافته بدون افزونگی data مرتبط به همدیگر است که می‌تواند به واسطه سیستم کاربرد‌های مختلف به اشتراک بگذارد و به راحتی در دسترس قرار گیرد و مدیریت شود. وقتی data به صورت پایگاه داده سازماندهی می‌شود، لازم نیست کاربر و برنامه نویس جزئیات ذخیره سازی را بدانند. همچنین data می‌تواند بدون تاثیر گذاری رو دیگر اجزا سیستم تغییر کند.

ویژگی های data (داده) در (Database)

اشتراکی شدن shared

داده در پایگاه داده بین چندین کاربر و برنامه کاربردی share  می‌شود. بدین معنی که در نرم افزار Access می‌توانید بصورت چند کاربره از اطلاعات استفاده کنید.

ماندگاری peresistence

هنگامی داده در پایگاه داده ذخیره می‌شود، حذف نمی‌شود. مگر توسط سیستم پایگاه داده تغییر کند. پس هنگامی که اطلاعات خود را نرم افزار Access ثبت می‌منید، می‌توانید مطمئن باشید که همیشه موجود خواهند بود.

امنیت security

در پایگاه داده از خراب شدن و تغییر بدون مجوز حفاظت می‌شود. مدیر سیستم توسط سطح‌های دسترسی و روش های امنیتی راه دستیابی به داده ها را تعیین می‌کند و دست یابی فقط از طریق آن امکان دارد. با استفاده از نرم افزار اکسس می‌توانید اطمینان خاطر داشته باشید که بدون اجازه شما یا مدیر روژه، کسی نمی‌تواند به آن‌ها دسترسی داشته باشد.

اعتبار validity

اعتبار، جامعیت یا صحت به درستی در پایگاه داده نسبت به موجودیت دنیای واقعی اشاره دارد. به عنوان مثال موجودی بانک نباید منفی باشد.

سازگاری consistency

داده در پایگاه داده با مقدار واقعی در دنیای خارج سازگار است. وقتی یک اطلاعات در چند نقطه ذخیره می‌شود و لازم باشد بهنگام شود، اگر بهنگام سازی در هم نقاط انجام نشود باعث به وجود آمدن ناسازگاری می‌شود. این اتفاق را می‌توان نشان از اعتبار و سازگاری بالای نرم افزار Access با دنیای واقعی دانست.

کاهش افزونگی non redundancy

در پایگاه داده‌ها، داده دارای کمترین افزونگی است. افزونگی معنی این را می‌دهد که هیچ دو فقره داده در بانک، معرف یک موجودیت در دنیا خارج نباشد. به بیان ساده‌تر در نرم افزار Access هر داده نشان دهنده یک موجودیت است.

استقلال  independence

تکنیک‌های دستیابی و سازماندهی داده و تغییر در نمایش فیزیکی تاثیری روی برنامه‌های کاربردی ندارد.

عناصر اصلی سیستم پایگاه داده

داده‌ها

داده‌هایی درباره موجودیت مختلف محیط و ارتباط بین موجودیت ها. داده در نرم افزار اکسس از تنوع بالایی برخوردار نیست.

سخت افزار

شامل عناصر پردازشی، رسانه‌های ذخیره سازی داده، دستگاه های جانبی، سخت افزار‌های ارتباطی و …

نرم افزار

شامل سیستم عامل و نرم افزارهای ارتباطی شبکه، نرم افزار سیستم مدیریت پایگاه داده و برنامه‌های کاربردی.

رویه‌های عملیاتی

شامل کلیه عملیاتی که روی پایگاه داده انجام می‌شود نظیر تهیه پشتیبان ، آمارگیری و …

کاربر

کاربران یا کسانی که به طریقی با سیستم در ارتباط هستند نظیر مدیر پایگاه داده DBA طراحان پایگاه داده DBD  ، برنامه نویسان پایگاه داده DBP و کابران نهائی (end users)

نرم افزار Access چیست؟

Microsoft Access یکی از اجزای برنامه Microsoft office است که برای درست کردن پایگاه داده‌های رابطه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد. نسخه 1.0 این نرم‌افزار در سال 1992 میلادی همراه با Microsoft و ویندوز وارد بازار شد. در نرم افزار Access  این امکان وجود دارد تا بسته‌های پایگاه داده به صورت جدا بتوانند از طریق تکنولوژی متصل شوند به پایگاه داده شی‌گرا  (ODBC) و یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

نسخه 2.0 Access در سال 1994 وارد بازار شد و یکی از مهمترین ویژگی این نسخه اضافه شدن موتور پایگاه داده جت بود که باعث شد پرس و جو‌ها به صورت محسوس، سریع‌تر رقم خورد.

همزمان با معرفی ویندوز 95، office 95 هم رونمایی شد. در این نسخه از office زبان VBA به صورت رسمی، زبان گسترش پشت همه نرم‌افزارهای Office شد.

در سال 1997 وب رو به پیشرفت بود و Access جدید با ابزارهایی برای برقراری با ابزارهای وب ارائه شد.

Access 2000 پیشرفت‌هایی بسیاری در زمینه برنامه نویسی داشت. در این نسخه ADO یا Activex Data Object معرفی شد.

در Access 2002 قابلیت ایجاد یکپارچگی ارجاعی Refrential معرفی شد. اضافه شدن قابیلت‌های XML از دیگر ویژگی‌های این نسخه بود.

در نسخه 2003 علاوه بر بهترشدن و قابلیت XML بعضی از ابزارهای کاربردی در زمینه برنامه نویسی و اشکال زدایی اضافه شدند. بعد از آن نسخه 2007 و سپس نسخه کنونی Access 2010 می‌باشد.

در آکادمی شهریار تمامی دوره‌های مربوط به فناوری اطلاعات مانند دوره جامع icdl برگزار می‌شود که با شرکت در آن‌ها می‌توانید مهارت‌های خود را در این زمینه افزایش دهید.

اجزای نرم افزار Access

جدول اطلاعاتی (Table)

جدول‌های اطلاعاتی شامل کاربردی‌ترین اطلاعات به صورت جدول، سطر یا ستونی می‌باشند. هر سطر در برگیرنده اطلاعات یک کالا یا یک شخص خاص است که به آن یک رکورد می‌گویند. هر ستون یک جدول اطلاعاتی ،اطلاعات یک مشخصه از آن رکورد را ذخیره می‌کند که با آن یک فیلد گفته می‌شود. مثل اسم شخص، شماره دانشجویی و یا یک کد محصول.

پرس و جو‌ها (Queries)

با Query اطلاعات مورد نیاز از یک یا چند جدول را می‌توان استخراخ کرد این کار از طریق انتخاب جداول اطلاعاتی در بردارنده اطلاعات موردنظر، برقرار ارتباط بین جدول‌ها، انتخاب فیلدهای موردنیاز از جداول منتخب و انجام شرط‌های لازم روی فیلدها به کار گرفته می‌شود.

فرم‌ها (Form)

در واقع فرم‌ها رابطه بین کاربر و اطلاعات ذخیره شده در جدول‌های اطلاعاتی می‌باشند. در جعبه ابزار Access فرم‌ها می‌توانند به واسطه کنترل‌های گرافیکی مثل متن‌ها، جعبه لیست و دیگر کنترل‌ها اطلاعات مورد نیاز ما را نمایش دهند. لازم است بدانید که برای انجام عملیات بالا بر روی داده‌ها، باید از یک منبع داده استفاده کرد که منبع داده یک فرم را می‌توان با پرسش و پاسخ و جدول‌های ارائه شده انتخاب کرد.

گزارشها (Report)

می‌توانید گزارش‌ها و اطلاعات گرفته‌شده از جدول‌های اطلاعاتی را در فرم و شکل مورد علاقه خود بر روی کاغذ چاپ کنید.

ماکروها (Macros)

ماکروها با به کارگرفتن چند نمونه از توابع قدرتمند مثل نوشتن اطلاعات در یک رکورد جدول اطلاعاتی، فراخوانی اطلاعات از دیگر نرم‌افزارهای بانک اطلاعاتی، ارسال به فرمتهای موردنیاز و … استفاده می‌شوند. همچنین عملیات مهم و آسان را با سرسع‌ترین فرایند به وجود می‌آورد.

ماژول‌ها (Modules)

ماژول‌ها دوصورت خصووصی (private) عمومی (public) هستند که دارای یک یا چند تابع یا زیربرنامه هستند. همینطور می‌توانید اطلاعات استفاده شده در تمام فرم‌هارا در نرم افزار Access به صورت public تعریف کرد.

نرم افزار Access چه کاربرد هایی دارد؟

نسخه Access 2019  آخرین نسخه از مجموعه Microsoft office است ،که یک نرم افزار حرفه‌ای است و این نسخه مثل نسخه‌های قبل بسیار کاربردی است. لازم به ذکر است که  Accsess  یک نرم افزار توانمند با امکانات بالا با این حال یادگیری آن مقداری مشکل است.

نرم افزار Access برای چه کاری مناسب است؟ درواقع کارهایی ک میتوانید به عنوان یک پایگاه داده با Accsecc انجام دهید بسیار طولانی‌تر است از کارهایی که نمی‌توانید با آن انجام دهید.

لازم نیست که از همه ابزارها و امکانات و ویژگی های Access استفاده کنید. شما حتی با تعداد کمی از ابزارها برای دسته بندی و دسترسی به اطلاعات خود می‌توانید از Access استفاده کنید زیرا استفاده از تعداد کمی از ابزار‌ها در نرم افزار Access  به شما این امکان را می‌دهد تا به راحتی بتوانید به اطلاعات خود دست یابید. به عنوان مثال می‌توانید سریع  Data base خود را راه اندازی کنید. اطلاعات و داده‌های خود را وارد data base کنید و از روش‌های متفاوت از این داده‌ها استفاده کنید.

منظوور از پایگاه داده بزرگ چیست؟

هر بانک اطلاعاتی با سوابق و داده‌ها و اطلاعات زیاد را می توان یک پایگاه داده بزرگ شمرد و مطمئنا اگر هزاران اطلاعات داشته باشید، هرچند که می‌توانید از  Excel برای دخیره اطلاعات و داده های خود استفاده کنید ولی با محدودیت روبرو خواهید شد. همچنین شما از Excel نمی‌توانید چیزی به جز یک لیست ساده که بتواند مرتب و فیلتر شده باشد استفاده کنید. پس با این وجود برای مدیریت داده‌ها با دقت و سرعت بیشتر به ابزاری مانند Access  نیاز خواهید داشت.

چه تفاوت‌هایی بین نرم افزار Access ونرم افزار Excel  وجود دارد؟

هر کدام از نرم افزارهای Microsoft Office کابرد خاصی دارد. برای مثال نرم افزار word این امکان را به شما می‌دهد که در آن جدول تهیه کنید و محاسبات کنید. ولی امکان خطای آن بسیار زیاد است و همچنین زمان زیادی را باید صرف آن کنید. به جای آن می‌توانید از نرم افزار Excel  استفاده کنید. همچنین در مورد نرم افزارAccess و نرم افزار Excel هم تفاوتی وجود دارد. به طور مثال اگر بخواهید یک برنامه را در نرم افزار Excel بنوسید زمانی ک باید صرف کنید به طور مثال 15 دقیقه است و همینطور ممکن است خطا هم در طی نوشتن داشته باشید. ولی در نرم افزار Access  با کمترین زمان و بدون داشتن خطا می‌توانید برنامه خود را بسازید.

یک تفاوتی که بین نرم افزار Access و  Excel وجود دارد، این است که شما می‌توانید از Excel هم برای ذخیره داده‌ها استفاده کنید با این تفاوت که کاربرد Excel بسیار عمومی‌تر است. شما نمی‌توانیداز Excel برای تنظیم یک لیست، به سادگی مرتب‌سازی کنید و حتما به فیلتر احتیاج دارید. تفاوت این دو نرم افزار در این است که کار با سوابق و داده‌های پیچیده در Access دقیق‌تر انجام می‌شود.

دلیل برتری نرم افزار Access نسبت به نرم افزار  Excel

برای یک پایگاه داده بزرگ احتیاج به اطلاعات بسیار زیادی است

Acccess فرم‌های از پیش طراحی شده دارد و همچنین این امکان را دارد ک می‌توانید فرم‌های خود را سریعا بسازید که از طریق آن هرکسی می‌تواند اطلاعات را بهdata base  شما وارد کند. با توجه به این قابلیت ورود سریع و آسان درصد خطا هم کاهش پیدا می‌کند، همچنین  بانک اطلاعات بزرگ احتیاج به word داده دارد که  Access بهترین گزینه است و این امکان را برای ما ایجاد می‌کند.

هنگامی که پرونده و اطلاعات زیادی دارید، احتمال زیادی وجود دارد که در آنها خطا کنید.

هنگامی که تعداد زیادی پرونده دارید که این شامل پرونده‌های تکراری، پرونده‌های مفقود شده و اطلاعات اشتباه احتمال خطا زیاد است و با توجه به همین موضوع می‌توانیم از Access استفاده کنیم تا اشتباهات را پیدا و آن‌ها را اصلاح کند.

پایگاه داده‌های بزرگ معنی دهنده اطلاعات بسیاری برای گزارش دقیق و آگاهانه است.

نرم افزارAccess  ابزار گزارش‌دهی قدرتمندی دارد که این امکان را برای شما به وجود می‌‌آورد که بتوانید ایجاد گزارش های چاپ شده و یا نشان دادن گزارش‌ها استفاده کنید. همچنین می‌توانید از جدول برای داده‌های خود استفاده کنید و می‌توانید فونت و رنگ را با توجه به مخاطبان خود تنظیم کنید.

منبع: https://en.wikipedia.org/